Чтобы жизнь не пролетела зря: 10 правил организации времени шефа

Правило 1.

Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности.

Один из самых важных парадоксов времени состоит в том, что, потратив время на планирование времени, его становится больше.

Правило 2.

Прежде всего беритесь за важнейшие и самые срочные дела.

Как правило, 80% времени руководителя отнимают дела маловажные, приносящие в общем итоге результативности рабочего дня не более 20%. И наоборот, из десятка дел всегда надеется парочка, разобравшись с которой, вы можете считать этот день прожитым не напрасно.

Правило 3.

Уединитесь хотя бы на 1 час, спрятавшись от текучки.

По статистике, количество обращений к руководителю во время рабочего дня столь велико, что средний интервал между ними составляет не более 8 минут! Практика «закрытых дверей» - единственный правильный путь для написания важного документа, принятия решения по принципиально важному вопросу или подготовке к важной деловой встрече.

Как показывает практика, именно за этот час руководитель и достигает наибольших результатов, которые создают в конце рабочего дня ощущение «исполненного долга».

Правило 4.

В каждый момент времени занимайтесь только одним делом.

Подобно песочным часам, в каждый момент времени пропускающим через свое горлышко лишь одну песчинку, пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос – важнейший в данный конкретный момент и не переходите к другому, не закончив решение этого вопроса.

Правило 5.

Как можно больше дел делегируйте другим.

Возьмите себе за правило следующий подход: прежде чем взяться самому за какое-либо дело, задайтесь вопросом: а нельзя ли его поручить кому-нибудь другому? Оставляйте себе лишь дела, действительно достой       ные шефа, только так можно преодолеть пресловутую «текучку».

Правило 6.

Оптимизируйте систему контроля.

Уровень исполнительской дисциплины в отсутствие контроля неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.

Правило 7.

Не умножайте количество бумаг на своем рабочем столе.

По статистике, по 80% деловых бумаг решение может быть принято с первого прочтения, уделив каждой из них всего лишь несколько минут размышления, но реально решение принимается подобным образом лишь в 20-40% случаев.

Правило 8.

Читайте рациональнее!

Например, освоив технику быстрого чтения, вы сможете тратить на чтение документов и профессиональной литературы в 3-5 раз меньше времени.

Правило 9.

Экономьте время на совещаниях.

Совещание – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, кроме того, они занимают значительную часть времени руководителей.

Совещания необходимо проводить лишь при наличии двух условий:

• без него не обойтись;
• оно подготовлено.

Правило 10

Используйте эффект «7 мелочей».

1. Записывайте информацию, представляющуюся вам полезной.
2. Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в транспорте и проч.
3. Всегда носите при себе чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей.
4. Не тратьте время на сетование по поводу неудач.
5. Анализируйте свои привычки, чтобы избавляться от вредных.
6. Не считайте, что методы и приемы вашей работы – самые лучшие.
7. Решив трудную задачу, наградите себя небольшим промежутком отдыха.