Пишите письма… правильно
юбое послание, отправленное клиенту, оставляет длительное впечатление и позволяет делать определенные выводы в отношении вас и вашего предприятия. Поэтому следует время от времени критично пересматривать и оптимизировать собственный стиль.
Стандартные деловые письма вызывают у клиента впечатление, будто он является просто очередным «адресом» и что составитель не особо старался при составлении.
Если вы будете учитывать нижеследующие пункты, то ваше письмо изначально будет выглядеть более живым. Получатель сильнее прочувствует обращенное к нему содержание, и будет реагировать соответствующим образом.
Пишите простыми предложениями. Разбивайте сложные предложения. Одно предложение должно содержать не более 15-20 слов. Если предложение содержит более 30 слов, то большинство людей не смогут вспомнить, о чем шла речь в начале предложения, и им будет сложно понять содержание.
Абстрактные формулировки следует преобразовывать в конкретные и наглядные образы. Пример: вместо «объект в центральном расположении» лучше написать «пятиэтажное административное здание в ста метрах от ратуши». Всегда следите за тем, чтобы при формулировке вы сами представляли себе образ описываемого предмета. Опишите этот образ так, чтобы и получатель смог составить себе о нем определенное, то есть конкретное, представление.
Формулируйте конкретно: вместо «Мы вскоре с вами свяжемся» лучше объявить «Я позвоню вам на … календарной неделе».
Вместо существительного употребляйте глаголы: вместо «После просмотра документов» намного приветливее будет звучать «Мы просмотрели ваши документы».
Если вы вынуждены сообщить клиенту нечто отрцательное, то добавьте и что-нибудь положительное. Пример: вместо «К сожалению, поставку невозможно доставить в срок» напишите «Поставка немного задержится и прибудет к вам ...».
Пишите активно: вместо «Имеется договоренность...» лучше написать «господин … и госпожа … договорились о том, что…».
В тексте письма обратитесь к получателю, помимо первого обращения, еще раз по имени, если вы хотите сообщить ему нечто особенное и обратить его внимание на определенный пункт. Но пользуйтесь данным средством умеренно, иначе существует риск произвести назойливое впечатление.
