Совещание – не курултай

сли вам скучно, проведите совещание

Каждый, наверное, знает эту шутку, однако ее действительный смысл далек от веселого.
Всем нам знакомы утомительные многочасовые заседания, советы, дискуссии..
Чтобы облегчить их проведение, прежде всего необходимо заполнить четкий формуляр, где заранее намечены:

ТЕМА
ЦЕЛИ
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ
ВРЕМЯ НАЧАЛА
СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ
УЧАСТНИКИ
ПОДГОТОВКА

Однако перед тем, как начать заполнять этот формуляр, подумайте, есть ли необходимость в совещании или достаточно просто побеседовать с нужными людьми по отдельности. Приглашенные участники должны подготовить доклады на определенные темы и представить определенные данные. Подготовка помещения: средства обратной связи, большой экран, проектор. Телефон лучше или выключить или перенести из помещения. Часы следует оставить только перед председательствующим.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Выборы председательствующего
2. Назначение и обсуждение темы заседания
3. Обсуждение:

• формулирование проблемы
• обмен мнениями
• выработка способов решения проблемы
• выработка окончательного решения
• составление плана

4. Кто за какой участок работы отвечает?
5. Сроки исполнения
6. Каким образом будет осуществляться контроль за выполнением?

ВЕРОЯТНЫЕ ПРОБЛЕМЫ:

Глава команды не может выработать моментального решения: председательствующий или давит на него, или переносит совещание. В этом случае дискуссия не должна продолжаться, потому как от того, что все еще раз повторят свою позицию, ситуация не станет легче. Нерешенные вопросы, которые возникли в ходе совещания:
определите срок, к которому все участники должны быть готовы представить их решение.
Конфликты на личной почве среди участников: деловые и личные взаимоотношения должны строго разграничиваться. В случае возникновения «личной» проблемы, следует сразу пресечь ее и вернуться к обсуждаемой теме, конфликтную ситуацию нужно обсудить позже.

Александр Пересвет